İLBANK
TÜRKİYE?DEKİ MÜLTECİLER İÇİN MALİ YARDIM PROGRAMI ? II (FRIT-II)
BELEDİYE HİZMETLERİ GELİŞTİRME PROJESİ-BELGEP
PROJE GÖRSEL TASARIMLARI-WEB VE SOSYAL MEDYA YÖNETİMİ- (ILBANK-C1)
TEKNİK ŞARTNAME-İŞ TANIMI
1. BÖLÜM
ARKA PLAN
Belediye Hizmetleri Geliştirme Projesi-BELGEP Dünya Bankası aracılığı ile Avrupa Komisyonu?nun Türkiye?deki Mülteciler için Mali Yardım Programı- II (FRIT-II) finansmanı ile İLBANK tarafından yürütülmektedir. Proje ile Geçici Koruma Altındaki Suriyelilerin yoğun olarak bulunduğu illerde, belediye hizmetlerine yönelik artan ihtiyaçlar ile ortaya çıkan sorunlardan etkilenen ev sahibi toplulukların ve Geçici Koruma Altındaki Suriyelilerin, mevcut altyapılarının güçlendirilmesi ve böylece altyapı hizmetleri üzerinde artan yükün etkilerinin azaltılmasını hedeflenmektedir. Proje ile sağlanan hizmetlerle, toplumsal refaha da katkıda bulunulması amaçlanmaktadır.
Proje, zorunlu göçten en çok etkilenen beş belediye (Adana, Osmaniye, Kahramanmaraş, Kayseri ve Konya) ile bağlı idarelerin çevresel altyapı yatırımları, su temini yatırımları, katı atık yatırımları için öncelikli yatırım planlarının hazırlamasını ve uygulamasını kapsamaktadır.
Projenin iletişim hedefleri doğrultusunda çeşitli görünürlük ve farkındalık artırma faaliyetleri gerçekleştirilecektir. Proje süresince, proje faaliyetlerinin hedef kitlelere tanıtılması için proje faydalarının son kullanıcıların anlayabileceği bir dille anlatıldığı bilgilendirici ve farkındalık artırıcı dijital görsel tasarımları ile bunların web ve sosyal medya için uygulamaları gerçekleştirilecektir. Bu çerçevede görünürlük faaliyetlerinin temelini oluşturacak ve çeşitli iletişim operasyonlarında görsel tasarım kapasitesini artıracak bir web sitesi kurulması ve sosyal medya hesaplarının açılması ve yönetimi ile bu mecralar için içerik ve tasarım geliştirme hizmetine ihtiyaç duyulmaktadır. Web ve sosyal medya için dijital tasarım ve içerik oluşturma hizmetleri Proje uygulaması boyunca tanımlanan çerçeveye uygun şekilde hayata geçirilecektir.
İŞİN KAPSAMI
Proje hedefleri doğrultusunda DANIŞMAN Firma tarafından sözleşme süresince sağlanacak hizmetler web sitesi tasarımı ve içerik yönetimini, sosyal medya hesaplarının açılması ve içerik yönetimini kapsamaktadır.
Yapılacak tüm çalışmalar; İletişim Stratejisi ve Aksiyon Planı, Proje Kurumsal Kimlik Kılavuzu, AB Finansmanlı Dış Faaliyetlerde İletişim ve Görünürlük Rehberi ve Avrupa Birliği?nin Dış Faaliyetlerine ilişkin İletişim ve Görünürlük El Kitabı ve buna ek olarak Türkiye?deki Mülteciler için AB Mali Yardım Programı kapsamında mali destek sağlanan projeler dokümanı esas alınarak hazırlanacaktır. Bu dokümanlar ILBANK (İDARE) tarafından DANIŞMAN?a sağlanacaktır.
.
1. İŞİN ADI: Belediye Hizmetleri Geliştirme Projesi-BELGEP kapsamında web sitesi tasarım ve içerik yönetimi, sosyal medya hesaplarının açılması ve içerik yönetimi için hizmet alımı.
2. İŞİN AMACI: Proje kapsamında yürütülecek iletişim faaliyetlerinde kullanılacak web ve sosyal medya içeriklerinin proje kurumsal kimlik kılavuzuna, görünürlük kurallarına ve grafik tasarım esaslarına uygun olarak yüksek kalite ve etkinlikte üretilmesi.
3. HEDEF GRUPLAR: Proje hedef grupları; projelerin uygulanacağı beş (5) Belediye, bunlara bağlı ilçe belediyeleri, ilgili kuruluşları, yerel ulusal paydaşlar, ulusal otoriteler, yerel halk, genel kamuoyu ve medya şeklinde belirlenmiştir.
4. HİZMET KALEMLERİNİN ÖZELLİK VE MİKTARI:
DANIŞMAN özellikleri aşağıda tanımlanan hizmetleri İDARE?ye iş süresinde temin edecektir.
4.1 PROJE WEB SİTESİNİN OLUŞTURULMASI ve İÇERİK YÖNETİMİ
Projenin web sayfasının tasarlanması ve içerik yönetim sistemini hazırlanması, içeriklerin oluşturularak görsel bir bütünlükte sunulması.
DANIŞMAN, web sitesi tasarımını ve linklerin düzenlenmesini herhangi bir sayfa kısıtlaması olmadan yapacaktır. İlave veya yeni bölümler açılması halinde bu bölümlere ilişkin tasarımlar da bu sözleşme kapsamındadır.
DANIŞMAN, web sitesi içerisinde yer alacak ancak dışarıdan varsa satın alınan hizmetler ve/veya çözümlerde hizmetin satın alındığı kuruluşla her türlü iletişimi yürütecek, ortak çalışmayı yapacak ve sonuçlandıracaktır.
Mobil cihazlarla erişimi destekleyebilir özelliği olmalıdır. Web sitesi içerisindeki içerikler mobil cihazlarla çözünürlük vb. sıkıntısı yaşanmadan görüntülenebilmelidir.
Site içeriklerinin sosyal medyada paylaşılmasını sağlayacak, sosyal medya entegrasyonu yapılacaktır.
Sistem modüler bir yapıda kurgulanacak ve ilerde oluşabilecek isteklere göre dizayn edilecektir.
Tasarımlar responsive olarak tasarlanacak ve farklı ekran boyutlarına uyumlu olacaktır.
HTML5, CSS3 ve JS teknolojileri kullanılarak kullanıcı ara yüzleri hazırlanacaktır.
4.2 SOSYAL MEDYA HESAPLARININ AÇILMASI VE YÖNETİMİ
Aşağıda belirlenen platformlarda sosyal medya hesaplarının açılması ve yönetimi hizmeti DANIŞMAN tarafından verilecektir.
1. Facebook
2. Twitter
3. İnstagram
4. Youtube
5. Linkedin
DANIŞMAN, Sosyal Medya İletişim Stratejisi?ni, projenin İletişim Danışmanları ile birlikte oluşturacaktır. İletişim stratejisi kapsamında İDARE?nin hangi sosyal medya sayfalarında ne sıklıkla içerik paylaşacağı, paylaşımda nasıl bir iletişim tarzının kullanılacağı, yapılan paylaşımlar neticesinde gelecek yorum ve/veya sorulara nasıl geri dönüşlerin yapılacağı, muhtemel kriz durumlarında DANIŞMAN ve İDARE arasında nasıl bir koordinasyon sağlanacağı konuları belirlenmiş olacaktır. Bu bilgiler kısa bir kılavuz olarak İDARE?ye sunulacaktır.
DANIŞMAN, yürütülen sosyal medya faaliyetleri ile ilgili aylık bazda analiz, raporlama ve danışmanlık hizmeti sunacaktır. İDARE?nin belirlediği 5 adet sosyal medya sayfası için aylık bazda sunulacak raporlar şu bilgileri kapsayacaktır:
- Dijital Algı analizi
- Sayfa Analizi (etkileşim oranı, fan sayısı, konuşulma oranı, günlük bazda girilen içeriklerin istatiksel karşılaştırması, en fazla etkileşime yol açan paylaşımlar)
- Gerçekleştirilen güncellemelerin kaç kişi tarafından görüntülendiği
- Genel Algı Değerlendirmesi: Negatif - Pozitif - Nötr Değerlemesi ve Açıklamalar.
- Algı Analist Yorumlaması
- Genel Bakış Değerlendirmesi: Takipçi- İleti - Etkileşim - Performans
- Takipçi: Sayı - Artış - Değişim - Performans
- İleti: Performans - Başarı - Etkileşim
- Ton Dağılımı
- Kelime Bulutu
- Lokasyon Bazlı Değerlendirme
- Web sitesi aylık detaylı erişim raporu da hazırlanacaktır.
DANIŞMAN, belirtilen 5 sosyal medya sayfası için online yönetim uygulaması hizmetini sözleşme süresince sağlayacaktır.
Tüm sosyal medya hesaplarının (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube ve LinkedIn) tek bir platformdan yönetimi sağlanmalıdır. Uygulama hazırlanan içeriklerin yayınlanmasından önce ön izleme imkânı sunmalıdır. İletilerin etkileşimleri takip edilmesi, yorumların yönetilmesi ve direkt mesajlara cevap verilmesi imkanına sahip olmalıdır. Etkileşime geçen, cevap veren, takip etmeye başlayan veya mesaj gönderen, ?mention?layan kullanıcılara ulaşım sağlamalıdır. Kullanıcı yorumlarının gerçek zamanlı görülerek, ekibe görev atanabilme özelliği olmalıdır.
İletilerinin zamanla özelliği ile istenilen saat ve tarihte yayınlama özelliği olmalıdır.
Uygulama ana konu başlıkları ve ana konu başlıklarının altına eklenebilecek anahtar kelimelerden oluşan bir takip mantığına sahip olmalıdır. Belirlenen anahtar kelimelerin etrafında dönen diyalogları, genel paylaşıma açık oldukları sürece takip edebilmelidir.
Türkçe Haber Sitesi, Twitter, Facebook, Instagram, Video Siteleri blog, forum, şikayet, video, sözlük, portal ve taranabilir sosyal ağlarda, teklif konusu proje ile ilgili tanımlanmış anahtar kelimeler (5 Kelime?ye kadar) üzerinden arama yapabilme olanağı sağlanacaktır.
İDARE tarafından seçilen kelimeler için aşağıdaki kurallar dahilinde alarm hizmeti olacaktır:
? Sözlüklerde belirlenen anahtar kelime ile başlık açılmasına ait bildirimlerin mail ile İDARE?ye yapılması gerekmektedir.
? Sözlüklerde belirlenen anahtar kelime ile açılmış bir başlığın altına içerik girilmesi halinde İDARE?ye mail ile bilgilendirme yapılması yapılacaktır.
? Takipte olan kelimelerin, Twitter kanalında istenilen kelime veya kavramlarla anılması halinde anlık mail ile bilgilendirilmesi yapılacaktır.
? Takipte olan kelimelerin, Twitter kanalında istenilen kelime veya kavramlarla anılması halinde ve belirleyecekleri takipçi sayısının üzerindeki kullanıcı paylaşımların anlık mail ile bilgilendirilmesi yapılacaktır.
? Takipte olan kelimelerin, belirlenen Twitter kullanıcılarına ait paylaşımların anlık e-posta ile bilgilendirilmesi yapılacaktır.
? Takipte olan kelimelerin, ortalama Twitter sonuç sayısının bir saat aralığındaki sonuç sayısının üzerine çıkması halinde anlık mail ile bilgilendirilmesi.
İDARE?ye sistem üzerinden grafik ve tablo destekli dashboard kullanımı ve Excel çıktı alabilme özellikleri sunulması gerekmektedir.
DANIŞMAN, kurumsal sosyal medya hesaplarını oluşturacak, İDARE?nin onayı ile içeriklerin hazırlanıp hesaplara yüklenmesinden ve takibinden sorumlu olacaktır.
DANIŞMAN, Sosyal Medya hesapları üzerinde kullanıcılardan gelen yorum ve sorular, varsa eleştirileri İDARE ile paylaşılacak (ekran görüntüleri ile), bu tip soru ve yorumlara nasıl dönüleceği konularında İDARE?ye öneride bulunacaktır. Verilecek cevaplara İDARE tarafından onay alındıktan sonra hesaplarda girişleri DANIŞMAN tarafından yapılacaktır.
Tüm içerik girişleri, video izleme rakamları, seeding hizmetine dair tüm datalar İDARE?ye haftalık olarak düzenli bir rapor halinde sunulacaktır.
Algı raporunun haftalık olarak hazırlanması, performans raporlarının ise aylık olarak hazırlanması gerekmektedir. ( Twitter, Facebook, Instagram)
Ayrıca ihtiyaç halinde İDARE'nin talebi doğrultusunda Proje ile ilgili gelişen özel olayların raporlanması yapılacaktır.
DANIŞMAN, sosyal medyada kullanılacak olan tüm içerikleri tasarlayacak, üretecek ve İDARE?nin onayına sunacaktır. İDARE, ayrıca DANIŞMAN?ın belirtilen işleri yapabilmesi için gerekli tüm kurumsal metin ve görsel içeriği DANIŞMAN?a elektronik ortamda sunacaktır.
Hesapların güvenliği ve gizliliği maksimum düzeyde sağlanacaktır.
Her bir hesabın takipçilerinin artması için gerekli stratejiler uygulanacaktır. DANIŞMAN takipçi artırmak için hesap satın alma gibi etik olmayan yöntemlere başvurmayacaktır. Bu hususun tespit edilmesi halinde idari şartnamede belirtilen cezai işlemler uygulanacaktır.
DANIŞMAN tarafından tüm bu hizmetlerin yerine getirilmesi için yeter sayıda, liyakatli personel istihdam edilmelidir.
DANIŞMAN, dijital iletişim güncel trendlerini takip ederek İDARE'ye fikir ve proje üretilmelidir.
Bu hizmetlerin yerine getirilmesi için gereken tüm donanım, yazılım DANIŞMAN tarafından karşılanacaktır.
DANIŞMAN?a ulaştırılan onaylı içeriklerin en geç 1 saat içinde yayına alınması gerekmektedir. Olası hatalarda İDARE bildiriminden itibaren 10 dk içinde DANIŞMAN tarafından içerik silinmesi veya kaldırılması gerekmektedir.
İlgili mecralar ile Google addwords de dahil olmak üzere, 5 hesap ve web sayfası için senede en az 2 kere, en az 20.000 TL bütçeli reklam ve seçili hedef kitlelere özel bilgilendirme ve erişim çalışmalarının yapılması gerekmektedir. Reklam çalışmalarının yapılması düşünülen mecralar ve kapsamı aşağıda belirtilmiştir:
1. Google (Re-Marketing) Reklamlarının verilmesi
2. Google (Re-Marketing) Görsellerinin hazırlanması
3. Google (Re-Marketing) Hedef Kitle ve reklamların yayınlanacağı sitelerin-alanların belirlenmesi
4. Google (Re-Marketing) verilerinin analiz edilmesi, raporlanması
5. Google (Re-Marketing) verilerinin incelenerek reklamların optimize edilmesi
6. Google (Adwords) Reklamlarının verilmesi
7. Google (Adwords) Reklam metinlerinin hazırlanması
8. Google (Adwords) Anahtar kelimelerin ve negatif kelimelerin belirlenmesi
9. Google (Adwords) Tıklama başına veya form doldurma başına alınacak ücretlerin optimize edilmesi
10. Google (Adwords) reklam zaman ve gün planlamalarının yapılması
11. Google (Adwords) hedef kitlenin belirlenmesi
12. Google (Adwords) verilerinin analiz edilmesi, raporlanması
13. Google (Adwords) verilerinin incelenerek reklamların optimize edilmesi
14. Facebook Reklamlarının verilmesi
15. Facebook Reklam Görsellerinin hazırlanması
16. Facebook Reklam Metinlerinin hazırlanması
17. Facebook Reklam hedef kitlenin belirlenmesi
18. Facebook Reklam zaman ve gün planlamalarının yapılması
19. Facebook Reklam verilerinin analiz edilmesi, raporlanması
20. Facebook Reklam verilerinin incelenerek reklamların optimize edilmesi
21. Instagram Reklamlarının verilmesi
22. Instagram Reklam Görsellerinin hazırlanması
23. Instagram Reklam Metinlerinin hazırlanması
24. Instagram Reklam hedef kitlenin belirlenmesi
25. Instagram Reklam zaman ve gün planlamalarının yapılması
26. Instagram Reklam verilerinin analiz edilmesi, raporlanması
27. Instagram Reklam verilerinin incelenerek reklamların optimize edilmesi
28. Linkedin Reklamlarının Verilmesi
29. Linkedin Reklam Görsellerinin Hazırlanması
30. Linkedin Reklam Metinlerinin hazırlanması
31. Linkedin Reklam hedef kitlenin belirlenmesi
32. Linkedin Reklam zaman ve gün planlamalarının yapılması
33. Linkedin Reklam verilerinin analiz edilmesi, raporlanması
34. Linkedin Reklam verilerinin incelenerek reklamların optimize edilmesi
35. 55 okuldaki atölyelerin uygun olanlarının Google Benim İşletmem Hesabına eklenmesi
36. Youtube Reklamlarının verilmesi
37. Youtube Reklam Görsellerinin hazırlanması
38. Youtube Reklam Metinlerinin hazırlanması
39. Youtube Reklam hedef kitlenin belirlenmesi
40. Youtube Reklam zaman ve gün planlamalarının yapılması
41. Youtube Reklam verilerinin analiz edilmesi, raporlanması
42. Youtube Reklam verilerinin incelenerek reklamların optimize edilmesi
DANIŞMAN tarafından sosyal medya, web ve mobil aplikasyon hesaplarını için İDARE ile sürekli irtibatta olacak bir daimî personel ataması gerekmektedir.
1.1 SÜRE
Bu hizmet alımı için toplam süre 2 (iki) yıl?dır. Sözleşme süresince yapılacak işlerin takvimi ve sırası İDARE tarafından belirlenecektir. İş kalemlerine ilişkin yaklaşık zaman planı aşağıdaki tabloda verilmiştir. Verilen zaman planı yaklaşık olup detaylı iş bitim tarihleri İDARE tarafından karşılıklı görüşmelerden sonra belirlenecektir.
DİL VERSİYONLARI
İş kapsamında yayınlanacak tüm içerikler-görseller Türkçe, İngilizce ve Arapça dillerinde üretilecektir. Türkçe olarak hazırlanan tasarımlar içerik ve proje iletişim diline uygun olarak diğer dillerde hazırlanacaktır. Teknik şartname kapsamında yer alan tüm çeviriler DANIŞMAN tarafından yapılacak/yaptırılacaktır.
DANIŞMAN FİRMANIN RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ
DANIŞMAN Firma tarafından yapılan tüm işler İDARE?ye aylık olarak raporlanacaktır. Yapılan tüm işler tasarım onaylandıktan sonra vektörel formatta ve baskı dosyaları (font ailesi) ile İDARE?ye teslim edecektir. İş bitiminde tüm tasarımlar USB Bellek içerisinde İDARE?nin uygun göreceği formatta ve üzerinde değişiklik yapılabilir şekilde teslim edilecektir. Kargo ile yapılan gönderimlere ilişkin tutanaklar İDARE?ye teslim edilecektir.
İDARENİN SAĞLAYACAĞI HİZMETLER ve İMKANLAR
1. Sözleşme süresince iş tanımında belirtilen görevler için, DANIŞMAN Firmaya İDARE tarafından tasarım ve baskı öncesi ön bilgilendirme (brief) ve gerekli bilgiler sağlanacaktır.
2. Proje tasarımları için taslak içerik, bilgi ve dokümanlar İDARE tarafından sağlanacaktır. Tasarımda orijinal fotoğraf kullanımına karar verilirse bunlar İDARE tarafından sağlanacaktır. Stok imaj kullanımlarına ilişkin satın almalar DANIŞMAN Firmaya aittir.
3. DANIŞMAN Firmanın işin ifası sürecinde uyması gereken görünürlük kuralları ve görünürlüğe ilişkin diğer esaslar ile ilgili bilgilendirme İDARE tarafından yapılacaktır.
4. Projeye ait istatistiki bilgiler ve diğer ilgili veriler de İDARE tarafından sunulacaktır.
İŞİN YAPILMA BİÇİMİ ve ONAY SÜREÇLERİ:
Proje kapsamında yapılan tasarımlar projeye özgün görsel ve içeriklerle oluşturulacaktır.
Hazırlanacak tüm materyaller, işin ana aşamalarında İDARE onayı ile ilerleyecek ve nihai aşamada İDARE onayı alınarak teslim edilecektir.
Tasarım çalışması başlamadan önce tasarım ekibi ve İDARE tarafındaki Proje ekibi bir araya gelerek karşılıklı bilgi alışverişi ve süreçleri görüşmelidir.
Tasarımlar için en az 3 alternatif konsept sunulacaktır. Sunulan alternatiflerin hiçbirinin kabul görmemesi durumunda yeni bir alternatif sunulmalıdır.
Görsellerin onaylanması, öncelikle İDARE?nin görüşlerine göre revize edilmiş son versiyonlar Dünya Bankası ve Dünya Bankası görüş ve yorumlarına göre İDARE ile mutabık kalınan son çalışma AB Türkiye Delegasyonu?nca onaylanır.
İDARE tarafından bildirilen zorunlu haller dışında DANIŞMAN teklif dosyasında belirttiği zaman planına sadık kalmalıdır.
İŞİN SÜRESİ, YERİ VE ZAMANI
İşin süresi başlangıç tarihinden itibaren 24 ay olacaktır. İşin tahmini başlangıç tarihi Ocak 2023?tür. Görsel tasarım ifası için yer kısıtlaması bulunmamakla birlikte İDARE tarafından talep edilen her türlü toplantı ve görüşmede ilgili personel İDARE?nin belirttiği tarihte belirtilen yerde bulunmalıdır.